Wie in der Jahreshauptversammlung bekannt gegeben, wird am 08.11.2025 ein neuer Vorstand gewählt. Um euch einen Einblick in die tatsächlichen Aufgabenbereiche der einzelnen Posten zu geben, stellen wir euch diese hier nun genauer vor:
Vorsitzende / Vorsitzender
- Vertretung des Vereins nach innen und außen
- Leitung der Mitgliederversammlung (1x jährlich)
- Festlegen von Abläufen innerhalb des Vorstands
- Entwicklung von Planungen und Konzeptionen für den Verein und seine Mitglieder
- Koordinierung der Aufgabenbereiche der Vorstandsmitglieder
- Leitung der Pächterversammlungen
- Gesprächsführung bei neuen Mitgliedschaften
- Vorbereitung von Beschlüssen des Vorstands
- Gesprächsführung beu neuen Pachtverhältnissen
- Abwicklung von Pachtvertragsverhältnissen
Stellvertrende Vorsitzende / stellvertretender Vorsitzender
- Vertretung der / des Vorsitzenden im Verhinderungsfall
- Umsetzung von vereinsinternen Regelungen gemäß den Beschlüssen der Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen
- Vorbereitung und Konzeptionierung von Gemeinschaftsarbeiten für die Pächter/innen
- Organisatorische Abläufe und Überwachung der Gemeinschaftsarbeiten
- Vorbereitung von Konzeptionen der Gemeinschaftsarbeit für die Beschlüsse der Mitgliederversammlungen
- Aufsicht und Abwicklung bei Vereinshäusern, sofern keine Verpachtung erfolgt
- Auskunftserteilung bei Fragen der Mitglieder/innen und Pächter/innen
Kassierer / Kassiererin
- Buchhaltung des Vereins
- Finanzabwicklungen bei Pächterinnen- und Pächterwechsel
- Erstellen der Jahresrechnungen
- Überwachung des Eingangs der Zahlungen
- Rechnung für nicht geleistete Gemeinschaftsarbeitsstunden
- Mahnverfahren bei nicht erfolgten Zahlungen
- Überweisungsverkehr für die Vereinskonten
- Erstellung des Jahresabschlusses
- Erstellung des Haushaltsvoranschlags
- Erstellung der mittelfristigen Finanzplanung
Fachberater / Fachberaterin
- Beratung des Vorstands bei Planung und Umgestaltung bzw. Verschönerung der Kleingartenanlage
- Erarbeitung von Vorschlägen zur Anlagenkonzeption
- Beratung von Mitgliedern/innen bei Bedarf wegen persönlichen Beratungsbedarfs
- Vorbereitung, Organisation uidn Durchführung von Fachberatungen für die Vereinspächter/innen
- Eigene Weiterbildung durch Teilnahme an Fortbildungsseminare der überörtlichen Kleingärtnerorganisation
Schriftführer / Schriftführerin
- Erledigung der gesamten Korrespondenz des Vereins gemäß Anweisung durch die Vorsitzende / den Vorsitzenden bzw. dessen Stellvertreter/in
- Erstellung von Niederschriften der Mitgliederversammlungen
- Erstellung von Niederschriften der Vorstandssitzungen
- Erstellen von Informationen für den Aushangkasten des Vereins
- Ausarbeitung von Handlungsanweisungen für die Vereinsmitglieder/innen und Pächter/innen gemäß der Beschlüsse des Vorstands oder der Mitgliederversammlung
Organisatorische Vorgaben
Die vorstehende Auflistung der Möglichkeiten für die Zuordnung von Aufgaben innerhalb eines Vorstands soll beispielhaft darlegen, welche Möglichkeiten sich bieten. Die Verhältnisse in einem Verein können anders sein, sodass die Zuordnung von Aufgaben demzufolge auch anders ist.
Gartenakten
Für die Übersicht innerhalb der Pächtergemeinschaft eines Vereins ist es empfehlenswert, Gartenakten zu führen. Das bedeutet, für jeden Garten gibt es eine Akte, in der alle Angelegenheiten, die den Garten betreffen aufbewahrt werden, unbeachtet, wer gerade Pächter/in des Gartens ist. Diese Akten beinhalten:
- Baugenehmigungen
- Pächterinnen und -Pächterwechsel
- Wertermittlungen
- sämtliche den Garten betreffenden Maßnahmen
- Abmahnungen
Der Vorteil dieser Empfehlung liegt darin, dass man über Jahre hinaus, als auch bei Vorstandswechsel stehts nachvollziehen kann, was genehmigt wurde, wie sich der Wert eines Gartens entwickelt hat etc. Dies kann bei möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen eine große Hilfe sein.
Korrespondenz
Die Korrespondenz eines Vereins sollte geglieder sein. Angelegenheiten, die die Finanzen des Vereins betreffen, sollten bei der Kassiererin / dem Kassierer verbleiben.
Sonstige Korrespondenz mti Dritten soll in einem Ordner mit ABC-Register aufbewahrt werden. Vereinsablage bei der Schriftführerin / dem Schriftführer.
Rundschreiben des Vereins, des Kreis- oder Stadtverbandes oder auch die Weitergabe von Informationen des Landesverbands sollten gesondert aufbewahrt werden. Hier sollte ein Trennung zwischen vereinsintern und vereinsextern erfolgen. Vereinsablage bei der/dem Vorsitzenden.
Gesondere Aufbewahrung der NIederschriften der Mitgliederversammlungen und der Niederschriften der Vorstandssitzungen ist zwingend erforderlich undzwar getrennt nach den beiden Bereich. Vereinsablage bei der/dem Vorsitzenden.
